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ISO 9001, Sistemas Integrados de Gestión (SIG)

ISO 9001:2015 La Gestión del Riesgo (Parte I)

Los Sistemas de Gestión de Calidad según ISO 9001:2008 están a punto de someterse a algunos cambios importantes según Proyecto Final de esta Norma Internacional (FDIS) con vistas a su emisión formal para finales de este año 2015.

Hay una serie de cambios que ‘ajustan’ algunos requisitos y/o amplían los requisitos de la versión 2008 existente. También hay una serie de importantes cambios en su estructura asimilada como HLS (High Level Structure)  con 10 elementos/cláusulas que facilitan la integración con p.e. ISO 14001 (relativa al Ambiente), ISO 22000 (Sistemas de Gestión de Seguridad Alimentaria), la futura ISO 45001 (relacionada con la Salud y Seguridad Ocupacional) –en actual desarrollo-, entre otros estándares actuales y futuros; además de la introducción de nuevos conceptos como el ‘Riesgo’ en la Gestión, entre otros.

Las organizaciones comprometidas con la calidad ya están estudiando y revisando los cambios en la Norma, y no faltan quienes se ‘abruman’ ante esta nueva perspectiva… a no desesperar!

Aquí la clave radica en lo que justamente ‘predica’ la Norma: la Planificación, a partir de una serie de cambios tácticos con cronogramas de acciones concretas que garanticen la aplicación eficaz y oportuna de esos cambios normativos.

He observado que la comprensión de los cambios en la nueva versión de la Norma y su impacto en las organizaciones genera una cierta percepción de riesgo y en algunos casos incertidumbre en quienes de alguna forma somos responsables de llevar seguimiento de la eficaz implementación de sistemas de gestión. Definitivamente hay cambios significativos, pero son cambios sumamente positivos que incluso mejoran y facilitan la visión estratégica integral de la organización. En su introducción la Norma declara: “La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisión estratégica para una organización” el equivalente a fusionarse como parte integral de la gestión del negocio.

Mientras aguardamos los cambios definitivos en la Norma, me anticipo y le propongo utilicemos una herramienta de gestión que pueda colaborar significativamente en su negocio/empresa, favoreciendo al proceso de esa transición. La Herramienta de administración que recomiendo en este artículo es muy útil y valiosa aportando a la claridad sobre qué es necesario tener en cuenta para el cambio y lo que va a añadir valor a su organización.

Esta herramienta de gestión a la que me refiero es la “Gestión del Cambio”!

Notará que la Gestión del Cambio ya es uno de los nuevos requisitos de la norma ISO/DIS 9001. Después de leer el preliminar de la Norma ISO/DIS 9001:2015 se dará cuenta de que ISO ha introducido nuevos cambios en la Norma en el Anexo A, entre ellos: “Aclaración de la nueva estructura, terminología y conceptos”. Sin embargo, lo que es sobresaliente es la Gestión del Cambio y la necesaria Gestión del Riesgo –como contrapartida complementaria-  que abordaremos en próximas publicaciones.

Según  Cláusula 6.3, la norma ISO/DIS 9001 establece que “cuando la organización determina la necesidad de un cambio en el sistema de gestión de calidad, se llevará a cabo ese cambio de una manera planificada y sistemática”.

La gestión del cambio debería constituirse en un enfoque sistemático para las organizaciones, que incluye –como contrapartida- el nivel individual: las personas. La gestión del cambio está constituida por tres aspectos distintos que incluyen: materializar el cambio, adaptación al cambio y el control de cambio. Un enfoque proactivo para hacer frente al cambio está implícito en estos tres aspectos. Para una organización, la gestión del cambio significa la definición y aplicación de procedimientos y/o procesos para hacer frente a los nuevos cambios en el entorno empresarial y sacar provecho de las oportunidades cambiantes.

Cambiar todo y/o partes de un sistema de gestión de una organización no es ni será una tarea fácil – e incluso no todas las transformaciones lamentablemente alcanzan el éxito; si los cambios no están claramente definidos, los colaboradores (empleados) de una organización no lograrán comprender por qué necesitan cambiar/re-adaptar su forma de trabajar.

En la planificación de la gestión del cambio no existe una metodología única que “encaje” en cada empresa – pero hay prácticas establecidas, herramientas y técnicas que se pueden adaptar a una variedad de situaciones. Algunos de los principios rectores más comunes para la gestión del cambio es el uso de un “marco sistemático” y global donde los ejecutivos entiendan qué esperar, cómo gestionar estos cambios y cómo involucrar a toda la organización en el proceso.

El Cambio de la Gestión de la Calidad es –desde ya- un cambio importante en su organización, que puede tener diferentes efectos en los procesos del sistema/organización.

Le propongo algunas ‘técnicas’ para ayudarlo a planificar y poner en práctica el cambio de una manera eficaz, eficiente y oportuna:

  1. El cambio debe ser realista, alcanzable y medible.

Estos aspectos son especialmente relevantes para la gestión del cambio personal. Antes de iniciar el cambio organizacional, pregúntese: ¿Qué queremos lograr con este cambio, por qué y cómo vamos a saber que el cambio se ha logrado? ¿Quién se verá afectado por este cambio, y cómo van a reaccionar ante ellos?

Como comentaba estos aspectos se relacionan fuertemente con la gestión tanto del cambio personal cuanto del organizacional, ya que son las personas quienes materializan esos cambios y alcanzan (o no) el éxito.

  1. Comience desde la cumbre organizacional pero involucre a todos los niveles

El cambio –en general- es inquietante para los colaboradores en todos los niveles de la organización. En su Introducción, la norma ISO 9001:2015 pone énfasis en el equipo CEO y su liderazgo como base sostenible de esfuerzo, apoyo, decisión y dirección.

Iniciar estos nuevos cambios transitivos debería incluir –inicialmente- una identificación de los líderes de la empresa –líderes de procesos-, que faciliten el diseño y la ejecución de los cambios a lo largo y ancho de toda la organización, de forma tal que el cambio fluya de manera sistemática y sistémica a través de todos los procesos de la organización. En cada nivel de la organización, los gerentes y los empleados identificados y capacitados deberán estar alineados con la visión de la empresa, ‘equipados’ (en recursos) para ejecutar su misión específica, y motivados para hacer realidad esos cambios.

En un próximo artículo trataremos la Gestión del Cambio y su relación con los Riesgos Organizacionales.

Por Maricé Espínola.

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Acerca de À G O R A Consultora E.C.O.

Somos un equipo consultor creado con el objetivo de asistir a empresas de producción de bienes y servicios en el diseño, desarrollo, implementación y mantenimiento de soluciones de ingeniería, la implementación de Normas Internacionales y el control, seguimiento y auditoria de plantas y procesos. Trabajamos en la mejora y optimización de sistemas de gestión certificados y/o en vías de certificación o alineación a un sistema de modo estratégico y táctico proponiendo intervenciones de gestión orientadas al logro de la eficacia y eficiencia administrativa y operativa. ÁGORA E.C.O. ofrece asesoramiento en gestión on-line total ó parcial y complementamos con propuestas educativas innovadoras, herramientas tecnológicas de última generación y expertise internacional. Nuestro Equipo de Trabajo está conformado por profesionales especializados en las áreas de Ingeniería de procesos, Industrial, Naval y Mecánica; Calidad, Seguridad, Ambiente y el Coaching Ontológico, con experiencia en el campo de la consultoría en empresas de primer nivel nacional e internacional.

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